Hướng dẫn đặt vé máy bay cho doanh nghiệp trên Vntrip TMS

Vntrip TMS (Travel Management System) là giải pháp quản lý công tác dành cho doanh nghiệp, giúp số hóa toàn bộ quy trình từ đề xuất công tác, phê duyệt, đặt vé máy bay, đặt khách sạn đến quản lý chi phí trên một nền tảng duy nhất.

Thay vì phải đặt vé qua email hoặc liên hệ nhiều đầu mối khác nhau, nhân viên có thể chủ động tìm kiếm và đặt vé máy bay theo đúng chính sách công tác của doanh nghiệp ngay trên hệ thống.

Trong nhiều doanh nghiệp, việc đặt vé máy bay vẫn được thực hiện thủ công thông qua bộ phận hành chính hoặc đại lý du lịch. Quy trình này thường gặp một số khó khăn như:

• Mất nhiều thời gian trao đổi

• Khó kiểm soát hạn mức công tác

• Dễ phát sinh sai sót thông tin hành khách

• Khó theo dõi lịch sử đặt vé

• Tốn thời gian tổng hợp chứng từ và chi phí

Vntrip TMS giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề trên bằng cách tự động hóa toàn bộ quy trình đặt vé và phê duyệt công tác.

Sau khi đăng nhập hệ thống, người dùng lựa chọn chức năng Vé máy bay và nhập các thông tin cơ bản:

• Điểm đi

• Điểm đến

• Ngày đi

• Ngày về (nếu đặt vé khứ hồi)

• Người đi công tác

Sau khi hoàn tất thông tin, nhấn Tìm kiếm để hệ thống hiển thị các chuyến bay phù hợp.

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các chuyến bay từ nhiều hãng hàng không khác nhau.

Người dùng có thể tham khảo các thông tin:

• Giờ khởi hành

• Giờ hạ cánh

• Thời gian bay

• Hãng hàng không

• Giá vé

• Trạng thái trong hoặc ngoài chính sách công tác.

Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ bộ lọc giúp người dùng dễ dàng tìm được chuyến bay phù hợp theo nhu cầu.

Các tiêu chí lọc phổ biến bao gồm:

• Khoảng giá

• Hãng hàng không

• Hạng vé

• Thời gian khởi hành

Sau khi lựa chọn chuyến bay phù hợp, người dùng tiếp tục lựa chọn hạng vé theo nhu cầu công tác.

Tại bước này, hệ thống hiển thị các thông tin quan trọng như:

• Hành lý xách tay

• Hành lý ký gửi

• Điều kiện hoàn hủy

• Điều kiện đổi vé

Việc tham khảo kỹ các điều kiện vé giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và hạn chế các phát sinh ngoài kế hoạch.

Sau khi lựa chọn vé phù hợp, người dùng tiến hành xác nhận các thông tin liên quan đến chuyến công tác. Việc chuẩn hóa thông tin ngay từ đầu giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát ngân sách và theo dõi chi phí công tác.

Sau khi hoàn tất thông tin, người dùng lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp.

Sau khi hoàn tất thanh toán hoặc gửi phê duyệt, người dùng có thể theo dõi trạng thái đơn hàng trực tiếp trên hệ thống.

Các trạng thái phổ biến bao gồm:

• Chờ phê duyệt.

• Đang xử lý.

• Đã xuất vé.

• Hoàn thành.

Thông tin vé điện tử sẽ được gửi qua email và lưu trữ tập trung trên hệ thống.

Vntrip TMS giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình đặt vé máy bay công tác, đồng thời nâng cao khả năng kiểm soát chi phí và quản lý ngân sách hiệu quả.

Từ tìm kiếm chuyến bay, lựa chọn hạng vé đến phê duyệt và thanh toán, mọi thao tác đều được thực hiện trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót trong vận hành và nâng cao trải nghiệm cho nhân viên khi đi công tác.