Hướng dẫn đặt phòng khách sạn cho doanh nghiệp trên Vntrip TMS

Vntrip TMS (Travel Management System) là giải pháp quản lý công tác doanh nghiệp giúp số hóa toàn bộ quy trình từ đề xuất công tác, phê duyệt, đặt vé máy bay, đặt khách sạn đến quản lý chi phí trên một nền tảng duy nhất.

Thay vì phải trao đổi qua email, tin nhắn hoặc điện thoại để đặt dịch vụ công tác, nhân viên có thể chủ động tìm kiếm và đặt khách sạn ngay trên hệ thống. Đồng thời, doanh nghiệp vẫn đảm bảo kiểm soát ngân sách và tuân thủ chính sách công tác đã ban hành.

Trong nhiều doanh nghiệp, việc đặt khách sạn cho nhân viên đi công tác vẫn được thực hiện thủ công thông qua bộ phận hành chính hoặc kế toán. Quy trình này thường phát sinh nhiều bất cập:

• Mất thời gian trao đổi thông tin.

• Khó kiểm soát ngân sách công tác.

• Dễ xảy ra sai sót khi đặt dịch vụ.

• Khó theo dõi lịch sử đặt phòng và chi phí phát sinh.

• Tốn nhiều thời gian tổng hợp hóa đơn, chứng từ.

Vntrip TMS giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề trên bằng cách tập trung toàn bộ quy trình đặt dịch vụ công tác trên một nền tảng duy nhất.

Người dùng truy cập ứng dụng hoặc website Vntrip TMS bằng tài khoản được doanh nghiệp cấp.

Sau khi đăng nhập thành công, người dùng có thể thực hiện các yêu cầu công tác và sử dụng các dịch vụ theo quyền được phân công.

Người dùng lựa chọn chức năng đặt khách sạn và nhập các thông tin cơ bản của chuyến công tác như:

• Điểm đến.

• Thời gian lưu trú.

• Người đi công tác.

Dựa trên các thông tin được cung cấp, hệ thống sẽ hiển thị danh sách khách sạn phù hợp.

Người dùng có thể tham khảo và so sánh nhiều khách sạn khác nhau dựa trên các tiêu chí:

• Mức giá.

• Hạng sao.

• Vị trí.

• Tiện ích.

• Chính sách hoàn hủy.

Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ bộ lọc giúp người dùng nhanh chóng tìm được khách sạn phù hợp với nhu cầu và ngân sách công tác.

Sau khi lựa chọn khách sạn phù hợp, người dùng tiến hành xác nhận các thông tin liên quan đến đơn đặt phòng. Tại bước này, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các thông tin quản lý nội bộ. Việc chuẩn hóa thông tin ngay từ đầu giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý chi phí công tác.

Sau khi hoàn tất thông tin, yêu cầu đặt phòng sẽ được xử lý theo quy trình của doanh nghiệp.

Tùy theo chính sách công tác, đơn hàng có thể:

• Được tự động phê duyệt.

• Chuyển đến cấp quản lý phê duyệt.

• Thực hiện theo quy trình phê duyệt nhiều cấp.

Sau khi được phê duyệt, hệ thống sẽ tiến hành xác nhận đặt phòng và gửi thông báo tới người dùng.

Người dùng có thể theo dõi toàn bộ quá trình xử lý trực tiếp trên hệ thống.

Các trạng thái phổ biến bao gồm:

• Chờ phê duyệt.

• Đang xử lý.

• Đã xác nhận.

• Hoàn thành.

Thông tin đặt phòng được lưu trữ tập trung, giúp việc tra cứu và đối soát trở nên đơn giản hơn.

Doanh nghiệp có thể tận dụng chính sách công nợ của Vntrip để tối ưu dòng tiền và giảm áp lực thanh toán trước.

Có. Vntrip TMS hỗ trợ áp dụng chính sách công tác và cảnh báo khi phát sinh chi phí vượt hạn mức.

Có. Toàn bộ lịch sử đặt dịch vụ được lưu trữ tập trung trên hệ thống.

Vntrip TMS giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình đặt phòng khách sạn công tác, đồng thời nâng cao khả năng kiểm soát chi phí và quản lý ngân sách hiệu quả.

Từ tìm kiếm khách sạn, gửi phê duyệt đến theo dõi trạng thái đơn hàng, mọi thao tác đều được thực hiện trên một nền tảng duy nhất. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót trong vận hành và nâng cao trải nghiệm của nhân viên khi đi công tác.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp quản lý công tác toàn diện, Vntrip TMS là lựa chọn phù hợp để số hóa quy trình và tối ưu chi phí vận hành.