Doanh nghiệp đang mất bao nhiêu tiền vì đặt vé máy bay sai cách?

Chi phí không tăng đột ngột. Nó tăng dần theo cách vận hành.

Một số nguyên nhân phổ biến:

• Tần suất di chuyển tăng nhưng quy trình không thay đổi

• Nhân viên tự đặt vé theo thói quen cá nhân

• Thiếu công cụ kiểm soát ngân sách

• Đặt vé trong trạng thái gấp thay vì có kế hoạch

Những yếu tố này không gây ra vấn đề ngay lập tức, nhưng tích lũy theo thời gian sẽ tạo thành một khoản chi phí đáng kể.

Đặt vé gần ngày bay gần như luôn đi kèm chi phí cao hơn.

• Giá vé tăng mạnh theo thời gian

• Ít lựa chọn để tối ưu hành trình

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp buộc phải chấp nhận mức giá cao vì không còn phương án thay thế.

Chuyến bay bị delay hoặc thay đổi là điều khó tránh. Nhưng vấn đề nằm ở cách xử lý.

Nếu không có đơn vị hỗ trợ:

• Nhân viên phải tự xử lý

• Có thể phải mua vé mới

• Ảnh hưởng đến toàn bộ lịch công tác

Đây là chi phí không hiển thị ngay, nhưng xảy ra khá thường xuyên.

Bộ phận kế toán thường gặp các vấn đề như:

• Hóa đơn sai thông tin

• Thiếu chứng từ

• Dữ liệu không đồng nhất

Hệ quả là chi phí không được ghi nhận đúng, mất thời gian xử lý và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.

Nhiều doanh nghiệp vẫn quản lý công tác bằng Excel hoặc trao đổi qua email.

Điều này dẫn đến:

• Không có dữ liệu tổng thể

• Không theo dõi được chi phí theo thời gian thực

• Khó kiểm soát ngân sách

Khi không có hệ thống, doanh nghiệp gần như không biết chính xác mình đang chi bao nhiêu.

Hãy thử một phép tính đơn giản.

Một doanh nghiệp có 100 chuyến bay mỗi tháng. Nếu mỗi chuyến phát sinh thêm 200.000 đồng do đặt không tối ưu, tổng chi phí tăng thêm sẽ là:

• 20 triệu đồng mỗi tháng

• 240 triệu đồng mỗi năm

Đó là chưa tính đến các chi phí khác như xử lý sự cố, thời gian vận hành hay sai sót nội bộ.

Để giảm chi phí, doanh nghiệp không cần “săn vé rẻ hơn”, mà cần thay đổi cách vận hành.

Một số hướng tiếp cận hiệu quả:

• Chuẩn hóa quy trình đặt vé

• Cho phép nhân viên tự đặt nhưng trong khung chính sách

• Áp dụng quy trình phê duyệt trước khi xuất vé

• Sử dụng hệ thống quản lý tập trung

• Làm việc với đơn vị chuyên phục vụ doanh nghiệp

Khi có quy trình và công cụ phù hợp, chi phí sẽ được kiểm soát ngay từ đầu.

Đại lý vé máy bay không chỉ là nơi cung cấp vé, mà là đối tác giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và vận hành hiệu quả.

Bạn có thể tham khảo chi tiết tại đây:
👉 tiêu chí lựa đại lý vé máy bay cho doanh nghiệp

Bài viết phân tích đầy đủ các tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng đối tác.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã chuyển từ cách đặt vé rời rạc sang mô hình quản lý tập trung.

Thay vì phụ thuộc vào từng cá nhân, họ:

• Cho phép nhân viên chủ động đặt vé

• Nhưng áp dụng chính sách và kiểm soát trên hệ thống

• Theo dõi chi phí theo thời gian thực

Một số giải pháp như Vntrip đang hỗ trợ mô hình này:

• Giá minh bạch, không có chi phí ẩn

• Hỗ trợ 24/7, không phụ thuộc giờ hành chính

• Hệ thống đặt vé giúp kiểm soát theo chính sách

• Hỗ trợ công nợ lên tới 2 tỷ đồng, thanh toán sau 45 ngày

Nhờ đó, doanh nghiệp vừa giữ được sự linh hoạt, vừa kiểm soát được chi phí.